Vlaamse Regering legt bindende richtlijnen vast voor consultancy opdrachten

De Vlaamse Regering legt bindende richtlijnen vast voor consultancy opdrachten binnen de Vlaamse overheid. De richtlijnen zijn vandaag goedgekeurd op voorstel van Vlaams minister van Binnenland Hilde Crevits, Vlaams minister van Financiën Ben Weyts en Vlaams Minister-President Matthias Diependaele. De regels voor het inhuren van consultants worden aangescherpt. Opdrachten moeten vooraf sterk onderbouwd en gedocumenteerd worden en er is ook aandacht om interne expertise binnen de Vlaamse overheid op te bouwen en uit te wisselen.

“Het werk en de deskundigheid van de vele Vlaamse ambtenaren verdient onze appreciatie. Soms is het echter aangeraden om tijdelijke, specifieke en gerichte opdrachten extern te laten uitvoeren. Dat moet dan op een zorgvuldige manier gebeuren. Met de Vlaamse Regering hebben we daarom afgesproken om een aangescherpt kader te maken voor het inhuren van externe consultants. Er komt een opportuniteitstoets, een nauwkeurig registratie van de uitgaven aan consultants en een jaarlijkse rapportage. Tegelijk vragen we om interne expertise verder op te bouwen en uit te wisselen. We hebben daarvoor binnen mijn bevoegdheden al stappen gezet en beslist dat we 10 extra auditoren voor Audit Vlaanderen aanwerven zodat er minder opdrachten moeten worden uitbesteed.” -  Hilde Crevits

"De inzet van externe consultants moet vanuit de overheid een bewuste en verantwoorde keuze zijn. We leggen nu duidelijke spelregels vast: externe expertise wordt enkel ingeschakeld wanneer ze een aantoonbare meerwaarde biedt. Tegelijk investeren we doelgericht in de uitbouw van onze eigen expertise binnen de Vlaamse overheid. Zo versterken we de efficiëntie van ons beleid”, zegt Matthias Diependaele. “Dit kader maakt deel uit van een moderne, transparante en zelfbewuste overheid die haar verantwoordelijkheid opneemt en duurzaam met publieke middelen omgaat."

“In ons traject naar een begrotingsevenwicht in 2027 kijken we in de eerste plaats naar onze eigen uitgaven. Zeker ook de uitgaven voor consultancy. We moeten als Vlaamse Overheid een voorbeeld nemen aan de Vlaamse gezinnen, die ook met een fijne kam door al hun uitgaven gaan wanneer ze merken dat er meer buitengaat dan er binnenkomt” – Ben Weyts

Bindende richtlijnen

De Vlaamse overheid besteedt een aantal specifieke en gerichte opdrachten uit aan consultants. Dat kan bijvoorbeeld gaan over juridische adviezen. In het Vlaams Regeerakkoord is bepaald dat het kader voor het inhuren van consultants wordt verscherpt. Opdrachten zullen in principe altijd door de overheid zelf uitgevoerd worden of eventueel door een andere overheidsdienst die de kennis en kunde in huis heeft. Maar als het aangewezen of efficiënter is om een opdracht uit te besteden, kan er een beroep op externe consultants worden gedaan.

De voorbije maanden is er gewerkt aan een afwegingskader en een rapportering. Daarbij is rekening gehouden met een aantal aanbevelingen van het Rekenhof in 2023. Het Rekenhof pleitte onder meer voor een kader dat duidelijk maakt onder welke voorwaarden de overheid zijn bevoegdheden zelf uitvoert of derden inschakelt, stelde dat de interne knowhow voor de uitvoering van kernopdrachten gewaarborgd wordt, een goede opvolging noodzakelijk is en er gewaakt wordt over mogelijke belangenvermenging

Er zijn 3 kernelementen om te kunnen spreken van consultancy: 1) het doel van de opdracht is in hoofdzaak adviesverlening, 2) de opdracht wordt uitgevoerd door onafhankelijke experten en 3) de opdracht is beperkt in de tijd. Als één van die elementen ontbreekt, kan er geen sprake zijn van consultancy. De richtlijnen verplichten dat er altijd een afweging, een registratie en een rapportering moet zijn. Elke leidende ambtenaar verbindt zich ertoe die stappen binnen de eigen organisatie te doorlopen.

Bindende opportuniteittoets om consultancy in te zetten

Als de Vlaamse overheid een beroep wil doen op consultants, dan moet er voorafgaand altijd eerst een opportuniteitstoets gebeuren. Die toets maakt deel uit van het dossier dat aan de Inspectie van Financiën moet worden voorgelegd als de kostprijs hoger ligt dan 7.000 euro, exclusief BTW.

Verschillende afwegingen spelen daarbij een rol:

• Wat is de duurtijd van de opdracht?
• Is er voldoende interne deskundigheid?
• Is er sprake van kostenefficiëntie?
• Verhoogt de opdracht de onafhankelijkheid van de uitvoering?
• Ontstaat er mogelijk een belangenconflict en welke eventuele maatregelen worden er genomen om dat te vermijden?
• Zorgt de opdracht ervoor dat de opgedane kennis na afloop gegarandeerd blijft?

De Vlaamse Regering wil dat de inzet van consultancy niet louter op korte termijn een meerwaarde biedt, maar ingebed wordt in een onderbouwde personeels- en capaciteitsplanning. 

Correcte registratie

De consultancy opdrachten zullen ook zorgvuldig geregistreerd worden in het boekhoudsysteem. Jaarlijks gebeurt er een monitoring via het consultancyregister. Dat moet voor een grotere transparantie zorgen. Bij de afloop van elke opdracht moet een evaluatie worden gemaakt over de bereikte doelstellingen, de verhouding tussen prijs en geleverde prestaties en het behouden van de kennis. Ook dit krijgt een plaats in de opportuniteitstoets bij volgende opdrachten.